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あれはどこ?をなくす!フォルダ整理で年間150時間の無駄を縮小!

仕事のフォルダが整理できなくて、ファイルを探すのにいつも苦労しています。どうすれば良いでしょうか?

今回の記事ではそのような悩みを解決します。

フォルダが整理されていないと、一つのファイルを見つけるのも大変ですよね。

だから、

こんな人に読んでもらいたい

☑ いつもファイルを探すのに時間を取られている方

☑ 少しでも残業を減らして家族と過ごす時間を増やしたい方

☑ フォルダをどう整理すればよいかわからない方

そんな方に読んでもらいたいと思います。

今回の記事では、私が多くの同僚から「教えて欲しい」と言われた

記事の内容

フォルダを整理するコツ

  • ファイル名(フォルダ名)は定量性を意識する
  • ショートカットファイルをうまく活用する

についてご紹介しようと思います。

それでは、記事の中身に入っていきましょう!

探し物の時間は年間150時間

株式会社大塚商会のデータによると、一般的なビジネスパーソンは年間150時間を「探し物」に費やしているそうです。

150時間は1日8時間勤務する方の19日分相当の時間にあたります。

1ヶ月間、土日を除くほぼ毎日、勤務時間でずっと探し物をしていることになります。

皆さんも思ったでしょう。「なんと勿体ないことか」と。

実際に私の職場の先輩Aさんは、一つのファイルを探すのに1時間や2時間はざらに使っていました

それが日常茶飯事だったので、普段からファイルの検索には苦労していたと思います。

一緒にファイルを探させられたときは、地獄かと思いましたよ。

こんな無駄な時間は絶対に削減するべきです!

フォルダを整理できない人の特徴

なぜファイルを探すのにそこまで時間がかかってしまうのでしょうか。 Aさんの事例から確認してみましょう。

ファイル名に「最新版」や「最終版」をいれてしまう

Aさんはよく、ファイル名に「最新版」や「最終版」という名称を入れます

その「最新版」の資料を更新したときは、「こっちが最新版」や「最新版の最新版」などの変テコな名前が登場します。

申し訳ないですが「こっちが最新版」を見たときは笑ってしまいました。

また、提出した書類を改めて提出すると「再提出」と名前をつけます。

それだけなら良いのですが、もう一度提出すると「再々提出」。さらに提出すると「再々々提出」というように「々」がどんどん増えていきます。

私が見た最多数の「々」は7個でした(汗)

「々」の数の多さで、そのファイルの新しさを確認する必要があるので、これも余計な時間です。

ファイル名(またはフォルダ名)は一目でわかるような名前をつけるのが望ましいです。

同じファイルを複数のフォルダに保存してしまう

私の会社では同じファイルを複数の案件で共有することがあります。

案件ごとにフォルダを作っているのですが、 Aさんは同じファイルを複製してそれぞれのフォルダに保存しています。

この場合、もし片方のファイルを更新したら、もう片方のファイルの更新は置き去りになってしまいますよね。

更新を置き去りにされたファイルで資料作成すると、ミスに繋がる可能性もあります。ここでも余計な時間を浪費してしまいます。

一つのファイルを複数案件で同時並行で利用するなら、ファイルは複製せず、一元的な管理が望ましいです。

フォルダを整理するコツ

それではここから、私が実践するフォルダ整理の方法をご紹介します。

ファイル名(フォルダ名)は定量性を意識

ファイル名(またはフォルダ名)は定量的な名前にすることをおすすめします。なぜなら、誰が見てもその順番が明らかだからです。

ファイル検索で時間がかかる要因は、ファイルの「開く」「閉じる」を繰り返すことにあります。ファイル名だけで探しているファイルと判別できれば時短に繋がりますね。

したがって私は、以下のような名前の付け方を意識しています。

大事なこと

  1. ファイル名の先頭はそのファイルを作成した日付にする
  2. 新旧ファイルを保存するときはその順番がわかるよう番号を付与する
  3. ファイルの名前の付け方にルールを持たせる
    • [作成日][書類の種類(番号)][関連業務またはサービス][関連部署または会社]など

例えばこんな感じです。

20210901_見積書2_○○システム_△△会社

このような方法を取ると、ファイルの管理がとても容易になります。

ファイル名の先頭はファイルを作成した日付にする

ファイルの作成日を先頭にすると、ファイルを名前順に並び替えたときに一番下(もしくは上)に来るのが最新(または最古)のファイルになるので、最新(または最古)のものを探すときに便利です。

私は[作成日]を「西暦+月+日」としています。

似たにような方法で「西暦下2桁+月+日」と名前をつける人もいます(「210901」など)。

ファイルが管理できていればどちらでも良いと思いますが、私は、誰が見ても「日付が先頭である」というのがわかるように敢えて西暦は4桁すべてを入力しています。

新旧ファイルを保存するときはその順番がわかるよう番号を付与する

ファイルを何度も更新するときは、過去に作成したファイルの更新が必要になる場合があります

その時に備えて、私はファイルを更新する場合はそのまま編集せず、複製して作った順番に番号を振ってからその老番を編集しています

こんな感じです。

「見積書」の後ろに番号を振って編集するときは、上記の場合「3」を編集し、更新するようにしています。

こうすることで、「前に使った見積書を使いたい」というときに「どれだったっけ?」とファイルを探して「開く」「閉じる」をする時間が少なく済みます

ファイル(フォルダ)の名前の付け方にルールを持たせる

フォルダ整理のコツでは、ファイル(フォルダ)名のルール作りが最も大事なポイントです。これをマスターすれば、自分がファイルを探すときに凄まじく時短になるので超おすすめです。

名付けルールがないと、ファイルを探すのも大変ですし、ファイルに名前をつけるのも大変です。

マスターしておけば、「なんていう名前にしようかな?」なんて時間はほとんどなくなります。

ルールは何でも良いと思うのですが、私の場合は、

ファイル(フォルダ)名の付け方

【ルール】以下の順番にファイル名をつける

  1. [作成日]ファイルを作成した日付(フォルダの場合は作成日はつけません。)
  2. [書類の種類(番号)]見積書、注文書、教育資料 などの書類のカテゴリ
  3. [関連業務またはサービス]○○システム、△△サービス、□□講座など書類に関連する業務項目
  4. [関連部署または会社]●●会社、▲▲部などの書類に関連する組織項目

(例)

20210901_見積書_○○システム_●●会社

20210401_教育資料_□□講座_▲▲部

など

私は先頭を[作成日]にしていますが、これを[書類の種類]などにしても問題ないです。この場合、以下が注意点となります。

  • 先頭の[書類の種類]は統一したカテゴリにする(ファイルごとに名前を変えない)
  • [作成日]は2番目に入れる

こうすれば、名前順にソートをかけたときに[書類の種類]でカテゴライズされ、その中が[作成日]順になるので、ファイルを探しやすくなります。

ファイル(フォルダ)名の付け方をルール化しておけば、ファイル(フォルダ)の名前を付けるのも簡単、探すのも簡単で、一気に年間数十時間単位で時間の削減ができるかもしれません

ショートカットファイルをうまく活用する

Aさんの事例で「同じファイルを複数のフォルダに保存してしまう」という特徴を挙げました。

これはショートカットファイルをうまく使うと解決できます

ショートカットファイルとは

よく使うファイルやフォルダ・アプリを、それが保存されているフォルダにアスセスすることなく直接開くためのファイル。

以下のように、ファイルのマーク左下に「右上矢印」のマークがあるのが特徴。

例えば、複数の案件で使用するファイルは、ファイルを複製するのではなく、ショートカットファイルを使ってファイルを一元化します。

ファイルを更新するときはショートカットファイルで開いたマスターデータを更新することになります。

したがって、まずはマスターデータとなるファイルの保存先を決めましょう

このときの「保存先」は、そのフォルダパス上に存在するフォルダたちの名前が変わらないことを前提にしてください。

フォルダバスとは、以下のようにそのフォルダが置いてある場所を示す情報のことです。

フォルダパス上のフォルダ名(例えば上記で言えば「ブログ」や「HOMENIENCE」など)が変わると、ショートカットでアクセスできなくなります。

マスターデータの保存先を決めたら、その保存先に通常通りファイル(マスターデータ)を保存します。

その後、以下の方法で、そのマスターデータのショートカットファイルを作ります。

右クリックで「ショートカットを作成する」を選択

ショートカットを作る基本の動作は、そのファイルを右クリックして「ショートカットの作成(S)」を選べばOKです。

こんな感じです。

「ショートカットの作成(S)」をクリックすると同じフォルダにショートカットファイルが作られるので、あとは任意のフォルダにそのショートカットファイルを移動させれば、移動したフォルダからもマスターデータに直接アクセスできるようになります

フォルダマークをドラッグアンドドロップ

フォルダのショートカットファイルを作る場合には、もっと簡単な作り方があります。

それが、表示されているエクスプローラーのURLバー左横の「フォルダマーク」をドラッグアンドドロップする方法です。

ドラッグ&ドロップでショートカットファイルを作る方法

以下のようにフォルダマークをドラッグ&ドロップするとショートカットファイルが簡単に作成できます。

(以下の図では見やすいようにフォルダマークを拡大しています。)

これで簡単にショートカットファイルを作ることができます。

この方法はブラウザでもできます。ショートカットファイルを作りたいページでURL横のマークをドラッグ&ドロップすればOKです。

GoogleChrome、MicrosoftEdge、FireFoxはいずれもURL横の「鍵マーク」を ドラッグ&ドロップ すればショートカットができます。

こうしてショートカットファイルを作れば、わざわざ複数のフォルダにデータをコピーしてそれぞれを更新しなくても済みます。

おわりに

今回の記事では私が実践するフォルダ整理のコツをご紹介しました。

フォルダ整理のコツ

ファイル名(フォルダ名)は定量性を意識する

ショートカットファイルをうまく活用する

私はこの方法を確立して以降、ファイルを探すのにほとんど苦労したことがありません

さらに良いのが、ファイルやフォルダの名前を定量性を意識して、さらにルール化しているので、いざ外出中にファイルの更新が必要になったときにも社内にいる事務員さんに電話で保存されているファイルの更新を指示することができます

これは事務員さんに大好評でした。Aさんの場合はどこにファイルがあるかわからないので、事務員さんに指示ができず帰社後自分でファイル探しから始めることが多いようです。

みなさんも本記事を参考に年間150時間と言われる「探し物の時間」にメスを入れてみてください。

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  • この記事を書いた人

NORI

IT企業に勤めている営業職
営業職だけど応用情報技術者
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